Máy photocopy là thiết bị trung tâm trong bất kỳ văn phòng hiện đại nào, từ doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các tập đoàn lớn. Khi máy gặp sự cố, việc sửa chữa kịp thời và chính xác không chỉ giúp duy trì năng suất làm việc mà còn tiết kiệm chi phí, kéo dài tuổi thọ thiết bị. Nhận thấy nhu cầu này, Starcopier – thương hiệu thuộc Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Phú Sơn đã xây dựng một quy trình tiếp nhận, kiểm tra và sửa chữa máy photocopy chuyên nghiệp, chuẩn hóa và minh bạch, đảm bảo mọi khách hàng nhận được dịch vụ chất lượng cao nhất.

1. Tiếp nhận yêu cầu khách hàng – Bước đầu quan trọng nhất

Quy trình bắt đầu bằng việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của Starcopier được đào tạo bài bản để lắng nghe chi tiết các vấn đề mà khách hàng gặp phải: máy kẹt giấy, bản in mờ, sọc đen, lỗi scan, hoặc báo lỗi hệ thống. Mỗi yêu cầu đều được ghi nhận chính xác, bao gồm:

• Model máy photocopy, số serial, tuổi thọ máy.

• Lịch sử bảo dưỡng và sửa chữa trước đó.

• Mô tả sự cố chi tiết, kèm hình ảnh nếu cần.

• Thời gian mong muốn xử lý sự cố.

Việc tiếp nhận chuyên nghiệp giúp kỹ thuật viên có thông tin đầy đủ trước khi kiểm tra thực tế, giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian sửa chữa và nâng cao hiệu quả.

2. Kiểm tra tổng quát – Đánh giá hiện trạng máy

Sau khi tiếp nhận, máy được chuyển tới bộ phận kỹ thuật để kiểm tra tổng thể. Đây là bước quan trọng, bởi nhiều sự cố xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Starcopier áp dụng quy trình kiểm tra chuẩn, bao gồm:

• Kiểm tra cơ khí: khay giấy, trục lô, bánh răng, lô ép, lô sấy.

• Kiểm tra trống và gạt mực: phát hiện trống mòn, trục từ hư hại, gạt mực không đều.

• Kiểm tra hệ thống điện và cảm biến: bộ nguồn, bo mạch chính, cảm biến báo lỗi, board điều khiển.

• Kiểm tra chất lượng bản in: thử in nhiều loại tài liệu để phát hiện mực lem, sọc, mờ hay nhòe.

• Đánh giá phần mềm và kết nối: kiểm tra driver, kết nối mạng LAN/Wi-Fi, khả năng scan to folder/email.

Mỗi bước kiểm tra được ghi chép cẩn thận, xác định nguyên nhân chính xác của sự cố, từ đó lập phương án sửa chữa tối ưu.

3. Lập báo cáo và phương án sửa chữa

Sau khi kiểm tra, kỹ thuật viên lập báo cáo chi tiết về tình trạng máy kèm phương án sửa chữa, bao gồm:

• Danh sách linh kiện cần thay thế (trống, lô sấy, trục từ, bánh răng, gạt mực…).

• Chi phí dự kiến cho từng hạng mục.

• Thời gian hoàn tất sửa chữa.

• Khuyến nghị nâng cấp hoặc bảo dưỡng định kỳ để tránh sự cố tương tự trong tương lai.

Báo cáo này được gửi cho khách hàng để phê duyệt trước khi tiến hành sửa chữa, đảm bảo minh bạch về chi phí và tránh phát sinh không cần thiết.

4. Sửa chữa chuyên nghiệp – Thao tác chuẩn xác

Starcopier sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, được đào tạo bài bản với từng dòng máy: Ricoh, Toshiba, Canon, Xerox, Sharp… Quy trình sửa chữa bao gồm:

• Thay thế linh kiện chính hãng hoặc tương thích chất lượng cao.

• Vệ sinh toàn bộ máy: khay giấy, trục, lô sấy, cụm trống, giúp máy hoạt động trơn tru.

• Điều chỉnh và cân chỉnh hệ thống: trục từ, lô sấy, gạt mực, cảm biến để đạt hiệu suất in tối ưu.

• Kiểm tra bản in thử: in thử với nhiều loại tài liệu, màu sắc, giấy dày/nhẹ để đảm bảo chất lượng hoàn hảo.

Mỗi bước sửa chữa được thực hiện theo tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt, đảm bảo máy hoạt động ổn định và tuổi thọ linh kiện được kéo dài tối đa.

5. Kiểm tra sau sửa chữa – Cam kết chất lượng

Sau khi hoàn tất sửa chữa, máy được kiểm tra lần cuối với danh sách kiểm tra chất lượng 25–40 hạng mục, bao gồm: tốc độ in, độ sắc nét, độ đồng đều mực, khả năng scan, kết nối mạng và chức năng fax (nếu có). Khách hàng được trải nghiệm trực tiếp bản in thử trước khi nhận máy, đảm bảo mọi vấn đề đã được khắc phục.

6. Bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật sau sửa chữa

Một trong những điểm mạnh của Starcopier là chính sách bảo hành minh bạch và hỗ trợ kỹ thuật toàn diện. Sau sửa chữa, máy được bảo hành theo tiêu chuẩn, bao gồm:

• Hỗ trợ kỹ thuật qua hotline 24/7.

• Hướng dẫn vận hành, vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ.

• Ưu tiên thay linh kiện chính hãng trong thời gian bảo hành.

• Tư vấn nâng cấp, tiết kiệm chi phí vận hành lâu dài.

Chính sách này giúp khách hàng an tâm tuyệt đối khi sử dụng dịch vụ sửa chữa máy photocopy tại Starcopier.

7. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ sửa chữa của Starcopier

• Đội ngũ chuyên nghiệp: kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, nắm rõ cấu tạo từng model.

• Linh kiện chính hãng – chất lượng cao: đảm bảo máy vận hành ổn định và tuổi thọ kéo dài.

• Quy trình minh bạch – chuẩn hóa: từ tiếp nhận, kiểm tra, báo cáo đến sửa chữa và bàn giao.

• Hỗ trợ kỹ thuật toàn diện: tư vấn, bảo hành, bảo dưỡng định kỳ.

• Tiết kiệm chi phí: sửa chữa đúng lỗi, hạn chế thay thế không cần thiết, tối ưu chi phí vận hành.

Kết luận

Quy trình tiếp nhận, kiểm tra và sửa chữa máy photocopy tại Starcopier – Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Phú Sơn được xây dựng theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp, minh bạch và chuyên sâu, nhằm mang đến dịch vụ chất lượng, nhanh chóng và tối ưu chi phí cho mọi doanh nghiệp. Khách hàng không chỉ nhận được máy hoạt động ổn định mà còn được trải nghiệm sự tận tâm trong từng bước tư vấn, sửa chữa và hỗ trợ kỹ thuật. Khi lựa chọn Starcopier, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về hiệu suất làm việc, tuổi thọ máy và chi phí vận hành dài hạn.