Trong thời đại số hóa hiện nay, máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong mọi văn phòng, doanh nghiệp hay trung tâm in ấn. Tuy nhiên, để thiết bị luôn vận hành trơn tru, cho ra bản in sắc nét và ổn định lâu dài, việc bảo dưỡng định kỳ là yếu tố quan trọng hàng đầu.

Một chiếc máy tốt không chỉ đến từ chất lượng linh kiện, mà còn từ cách được chăm sóc và bảo trì đúng chuẩn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình bảo dưỡng máy photocopy chuyên nghiệp, đảm bảo thiết bị hoạt động bền bỉ, hiệu suất cao và tiết kiệm tối đa chi phí.

Tại sao phải bảo dưỡng máy photocopy định kỳ?

Sau thời gian dài vận hành, máy photocopy dễ tích tụ bụi, mực thừa và hao mòn linh kiện. Nếu không được bảo dưỡng đúng cách, máy sẽ nhanh xuống cấp, gây ra các vấn đề thường gặp như:

• Bản in bị mờ, nhòe hoặc có sọc đen.

• Kẹt giấy thường xuyên, in chậm.

• Tiếng ồn lớn khi vận hành.

• Hao mực hoặc lỗi hệ thống không xác định.

Việc bảo dưỡng định kỳ giúp:

• Duy trì hiệu suất ổn định – máy vận hành mượt mà, hạn chế lỗi vặt.

• Tiết kiệm chi phí sửa chữa lớn – phát hiện sớm lỗi tiềm ẩn để xử lý kịp thời.

• Kéo dài tuổi thọ thiết bị, tránh hỏng hóc nghiêm trọng.

• Nâng cao chất lượng bản in – sắc nét, chuyên nghiệp hơn.

Các kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm thường nói:

“Một giờ bảo dưỡng đúng lúc có thể giúp tiết kiệm cả triệu đồng chi phí sửa chữa về sau.”

Thời điểm lý tưởng để bảo dưỡng máy photocopy

Tùy theo tần suất sử dụng, mỗi loại máy cần được bảo dưỡng theo chu kỳ riêng. Dưới đây là gợi ý lịch bảo trì thường áp dụng:

Ngoài ra, nếu máy xuất hiện các dấu hiệu như in chậm, kẹt giấy, bản in lem hoặc mờ, người dùng nên liên hệ kỹ thuật viên để được kiểm tra và xử lý kịp thời.

Quy trình bảo dưỡng máy photocopy chuyên nghiệp

Với đội ngũ kỹ thuật viên am hiểu nhiều dòng máy khác nhau (Ricoh, Canon, Toshiba, Konica Minolta, Xerox…), quy trình bảo dưỡng chuyên nghiệp thường bao gồm 5 bước chuẩn kỹ thuật:

 Bước 1: Kiểm tra tổng thể và vệ sinh toàn bộ máy

• Ngắt nguồn điện, tháo hộp mực, khay giấy, trống và các bộ phận có thể tháo rời.

• Vệ sinh bề mặt máy, khe tản nhiệt, cụm quang học bằng dụng cụ chuyên dụng.

• Làm sạch bụi mực, giấy vụn để tránh ảnh hưởng đến hệ thống cơ.

 Bước 2: Làm sạch và kiểm tra trống (Drum)

• Dùng vải mềm vệ sinh nhẹ nhàng.

• Kiểm tra bề mặt trống – nếu có vết xước hoặc mòn, kỹ thuật viên sẽ khuyến nghị thay thế.

• Hiệu chỉnh ánh sáng và cảm biến hình ảnh để bản in đạt độ sắc nét tối đa.

 Bước 3: Kiểm tra cụm sấy và lô ép

• Làm sạch trục sấy, trục ép, kiểm tra dầu sấy và nhiệt độ hoạt động.

• Nếu thấy bản in nhòe hoặc bong mực, kỹ thuật viên sẽ thay lô ép mới.

 Bước 4: Kiểm tra hệ thống kéo giấy và bánh răng

• Làm sạch con lăn kéo giấy, kiểm tra độ bám và độ ma sát.

• Thay bánh răng hoặc dây curoa nếu phát hiện mòn.

 Bước 5: Lắp ráp, test bản in và hiệu chỉnh lần cuối

• Sau khi vệ sinh và thay thế linh kiện, máy được test in thực tế.

• Đánh giá độ nét, độ đều của mực, tốc độ in và khả năng hút giấy.

• Lập báo cáo kỹ thuật, ghi nhận lịch sử bảo dưỡng để tiện theo dõi.

Toàn bộ quy trình đều tuân thủ chuẩn kỹ thuật quốc tế, đảm bảo máy vận hành ổn định, an toàn và đạt năng suất tối ưu.

Các linh kiện cần thay thế định kỳ

Để máy luôn hoạt động tốt, người dùng nên thay linh kiện đúng chu kỳ, cụ thể như sau:

Tất cả linh kiện nên được chọn từ nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chính hãng và tương thích hoàn hảo với từng dòng máy photocopy phổ biến.

Sai lầm phổ biến khi tự bảo dưỡng máy photocopy

Nhiều người dùng thường mắc phải các lỗi sau, khiến máy nhanh hỏng hơn:

1. Sử dụng dung dịch lau chùi không chuyên dụng (có cồn hoặc dung môi mạnh).

2. Không tắt nguồn trước khi tháo hộp mực.

3. Tự ý điều chỉnh linh kiện mà không có chuyên môn.

4. Chỉ gọi kỹ thuật viên khi máy “đã hỏng nặng”.

5. Sử dụng linh kiện, mực in giá rẻ, không rõ nguồn gốc.

Các chuyên gia khuyến nghị:

“Hãy để việc bảo dưỡng máy photocopy được thực hiện bởi đội ngũ chuyên nghiệp – vì chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến thiết bị gặp lỗi hệ thống khó khắc phục.”

Dịch vụ bảo dưỡng máy photocopy – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa, cho thuê máy photocopy trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Các dịch vụ phổ biến gồm:

• Cung cấp, cho thuê máy photocopy đa dạng thương hiệu.

• Bảo trì định kỳ tận nơi, có mặt nhanh khi cần.

• Cung cấp linh kiện, mực in, trống, lô ép chính hãng.

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7, tư vấn miễn phí.

Giải pháp này giúp doanh nghiệp yên tâm vận hành, tránh gián đoạn công việc và đảm bảo tuổi thọ thiết bị lâu dài.

Kết luận

Một chiếc máy photocopy hoạt động hiệu quả không chỉ nhờ vào cấu hình tốt, mà còn ở chế độ bảo dưỡng định kỳ, đúng chuẩn kỹ thuật và thực hiện bởi người có chuyên môn.
Bảo dưỡng đúng lúc không chỉ giúp máy vận hành ổn định, mà còn giảm chi phí và tăng tuổi thọ đáng kể.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị bảo trì, cung cấp linh kiện và dịch vụ photocopy chuyên nghiệp, hãy lựa chọn những đối tác uy tín, có kinh nghiệm lâu năm trong ngành để được đảm bảo chất lượng và dịch vụ hậu mãi tốt nhất.