Trong những năm gần đây, dịch vụ cho thuê máy photocopy trở thành một mô hình kinh doanh phổ biến, đặc biệt tại các thành phố lớn, nơi nhu cầu in ấn – sao chụp tài liệu ngày càng cao. Đây được xem là giải pháp giúp khách hàng tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, đồng thời mang lại nguồn doanh thu ổn định cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, đằng sau mô hình tưởng chừng “an toàn” ấy lại tồn tại nhiều rủi ro tiềm ẩn mà nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng hao hụt vốn, mất uy tín hoặc tổn thất tài sản.
Vậy cụ thể, những rủi ro nào có thể xảy ra khi doanh nghiệp triển khai dịch vụ cho thuê máy photocopy?

Rủi ro về tài chính

Khách hàng chậm thanh toán hoặc không trả phí thuê

Đây là tình huống khá phổ biến trong ngành. Một số khách hàng thanh toán chậm, thậm chí “mất liên lạc” khi còn nợ phí thuê máy. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về dòng tiền, ảnh hưởng khả năng duy trì dịch vụ, trả lương kỹ thuật viên hoặc đầu tư máy mới.

Chi phí bảo trì vượt dự kiến

Máy photocopy nếu bị sử dụng sai cách sẽ nhanh hỏng trống, lô sấy, bánh răng hoặc bo mạch. Với mô hình “thuê trọn gói”, doanh nghiệp thường phải chịu toàn bộ chi phí bảo dưỡng, thay linh kiện – dẫn đến lợi nhuận bị bào mòn nếu hợp đồng không quy định rõ giới hạn trách nhiệm.

Hao hụt vốn đầu tư thiết bị

Giá trị mỗi máy photocopy dao động từ 20 đến 80 triệu đồng. Nếu khách hàng làm mất, làm hỏng nghiêm trọng hoặc không hoàn trả máy, doanh nghiệp có thể mất trắng tài sản nếu không có biện pháp ràng buộc hợp đồng chặt chẽ.

Rủi ro về thiết bị và kỹ thuật

Máy bị hư hỏng do sử dụng sai quy trình

Không ít khách hàng sử dụng máy sai thao tác: dùng giấy không đạt chuẩn, nạp mực không đúng loại, để máy trong môi trường ẩm ướt… dẫn đến hỏng hóc nhanh chóng. Doanh nghiệp vừa phải cử kỹ thuật viên khắc phục, vừa chịu thiệt về thời gian và chi phí linh kiện.

Khấu hao thiết bị và hiệu suất giảm theo thời gian

Khi hợp đồng kéo dài, máy dần xuống cấp, tốc độ chậm hơn, bản in kém nét, dễ gây phàn nàn từ khách hàng. Nếu không tính toán khấu hao hợp lý, doanh nghiệp có thể lỗ dù doanh thu vẫn đều đặn mỗi tháng.

Thiếu linh kiện thay thế

Một số dòng máy cũ hoặc máy nhập khẩu từ Nhật, Mỹ có linh kiện hiếm – khi cần thay, phải chờ nhập, làm gián đoạn dịch vụ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

Rủi ro về khách hàng và hợp đồng

Hợp đồng thiếu điều khoản ràng buộc

Một số doanh nghiệp nhỏ lẻ thường ký hợp đồng sơ sài, không quy định rõ về: mức phí vượt bản in, bảo hành, hoàn trả thiết bị, trách nhiệm khi máy hư hỏng… Khi xảy ra tranh chấp, rất khó xử lý hoặc đòi bồi thường.

Khách hàng sử dụng sai mục đích

Có trường hợp khách hàng cho mượn lại máy, chuyển địa điểm không báo trước, hoặc tệ hơn là sử dụng máy cho mục đích in ấn tài liệu vi phạm bản quyền. Khi có cơ quan chức năng kiểm tra, doanh nghiệp cho thuê có thể bị liên đới trách nhiệm pháp lý.

Khó thu hồi thiết bị

Khi hết hợp đồng, việc thu hồi máy đôi khi gặp trở ngại: khách hàng chây ì, cố tình kéo dài, hoặc hoàn trả máy trong tình trạng hư hại nặng. Nếu doanh nghiệp không kiểm soát được quá trình này, thiệt hại tài sản là điều khó tránh.

Rủi ro về uy tín thương hiệu

Phản hồi tiêu cực từ khách hàng

Một chiếc máy lỗi, vài lần hỗ trợ chậm trễ có thể khiến khách hàng đăng bài phàn nàn trên mạng xã hội. Trong thời đại truyền thông số, một đánh giá tiêu cực có thể khiến uy tín doanh nghiệp giảm sút nghiêm trọng, đặc biệt với những công ty đang mở rộng thương hiệu.

Chất lượng dịch vụ không đồng đều

Nếu đội ngũ kỹ thuật thiếu chuyên môn hoặc chăm sóc khách hàng không tận tâm, rất dễ khiến khách hàng ngừng hợp tác hoặc không tái ký hợp đồng. Dịch vụ cho thuê vốn dựa vào sự tin tưởng lâu dài, nên chất lượng phục vụ chính là yếu tố sống còn.

Rủi ro về pháp lý và quản lý nội bộ

Thiếu hồ sơ, chứng từ rõ ràng

Một số đơn vị hoạt động theo mô hình nhỏ lẻ không lưu trữ hợp đồng, biên bản bàn giao hoặc thông tin khách hàng đầy đủ. Khi xảy ra tranh chấp hoặc khách hàng vi phạm, rất khó để xử lý hợp pháp hoặc thu hồi thiết bị.

Nguy cơ bị liên đới pháp lý

Nếu khách hàng sử dụng máy để in tài liệu vi phạm (như bằng giả, tài liệu mật, sách lậu…), doanh nghiệp cho thuê có thể bị truy xuất để điều tra, gây ảnh hưởng lớn đến hình ảnh và thời gian vận hành.

Quản lý thiết bị lỏng lẻo

Không gắn định vị, không có nhật ký vận hành hoặc phần mềm quản lý in ấn khiến doanh nghiệp không kiểm soát được máy đang ở đâu, in bao nhiêu bản, có hư hỏng bất thường hay không. Đây là rủi ro lớn nhưng thường bị xem nhẹ.

Giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro

Để hoạt động cho thuê máy photocopy bền vững và an toàn, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng hệ thống quản trị rủi ro toàn diện:

• Hợp đồng rõ ràng – minh bạch: quy định cụ thể về trách nhiệm, phí phát sinh, bảo dưỡng, hoàn trả, xử lý vi phạm.

• Áp dụng ký quỹ hoặc biện pháp đảm bảo tài sản.

• Sử dụng phần mềm quản lý in ấn: theo dõi số bản in, cảnh báo khi vượt hạn mức.

• Đào tạo đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp – phản ứng nhanh, phục vụ tận tâm.

• Kiểm tra định kỳ máy tại nơi thuê, hướng dẫn khách hàng sử dụng đúng cách.

• Chọn linh kiện chính hãng, có sẵn kho dự phòng để thay thế nhanh chóng.

Chủ động quản lý rủi ro để phát triển bền vững

Rủi ro là điều không thể tránh trong bất kỳ ngành nghề nào, và lĩnh vực cho thuê máy photocopy cũng vậy. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhận diện sớm – kiểm soát tốt – và có quy trình rõ ràng, thì đây vẫn là một mô hình kinh doanh ổn định, lợi nhuận dài hạn và bền vững.

“Quản lý rủi ro tốt không chỉ giúp doanh nghiệp tồn tại – mà còn giúp tạo dựng niềm tin và uy tín trên thị trường.”

Starcopier – Đơn vị cho thuê máy photocopy uy tín hàng đầu

Với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp, bảo trì và cho thuê máy photocopy, Starcopier (Công ty Cổ phần Tập Đoàn Phú Sơn) tự hào mang đến:

• Hệ thống máy photocopy chính hãng (Ricoh, Toshiba, Sharp, Xerox, Canon…)

• Dịch vụ trọn gói, bảo hành – bảo trì miễn phí suốt thời gian thuê

• Hợp đồng rõ ràng, linh hoạt, chi phí tối ưu

• Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ tận nơi