Trong hoạt động vận hành của các doanh nghiệp lớn, chi phí in ấn tưởng chừng nhỏ bé nhưng lại là một khoản chi đáng kể và thường xuyên bị bỏ quên. Báo cáo từ nhiều tổ chức cho thấy chi phí in ấn có thể chiếm tới 1–3% tổng doanh thu hàng năm của doanh nghiệp. Với quy mô hàng trăm nhân viên, số lượng tài liệu, hợp đồng, báo cáo và biểu mẫu được in ra mỗi ngày là rất lớn – nếu không có cơ chế kiểm soát, chi phí này có thể gia tăng âm thầm và gây lãng phí đáng kể.

Nguyên nhân khiến chi phí in ấn tăng cao

• Thiếu chính sách quản lý in ấn rõ ràng: Nhân viên in tài liệu không giới hạn, không có quy định về màu sắc, số trang hay hình thức in.

• Thiết bị in lỗi thời, tiêu tốn năng lượng: Máy in cũ thường tiêu hao mực và điện năng nhiều hơn.

• Không giám sát được hành vi in ấn: Thiếu công cụ đo lường khiến doanh nghiệp không biết ai in gì, in bao nhiêu, dẫn đến việc lãng phí tài nguyên.

• In ấn nội bộ không tối ưu: Một số doanh nghiệp đầu tư dàn máy in rời rạc, khó quản lý, chi phí bảo trì và thay thế linh kiện cao.

Chiến lược kiểm soát chi phí in ấn hiệu quả

Áp dụng chính sách in ấn nội bộ

Xây dựng quy định rõ ràng về việc in tài liệu:

• Giới hạn quyền in màu chỉ cho những bộ phận cần thiết.

• Khuyến khích in hai mặt, in nháp trên giấy tái sử dụng.

• Theo dõi và đánh giá định kỳ khối lượng in của từng phòng ban.

Sử dụng phần mềm quản lý in (Print Management Software)

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí.
Phần mềm quản lý in giúp:

• Theo dõi lượng in theo người dùng hoặc bộ phận.

• Thiết lập hạn mức in ấn tự động.

• Báo cáo chi tiết về khối lượng, chi phí và hiệu suất thiết bị.

• Phát hiện kịp thời các hành vi in ấn bất thường.

Tối ưu hóa thiết bị và quy trình

Thay vì sử dụng nhiều máy in nhỏ lẻ, doanh nghiệp có thể chuyển sang hệ thống máy in đa năng – vừa in, scan, photocopy, fax trong cùng một thiết bị.
Điều này giúp tiết kiệm không gian, giảm chi phí bảo dưỡng và nâng cao hiệu quả sử dụng.

Ngoài ra, việc lựa chọn thiết bị in tiết kiệm năng lượng, có chứng nhận Energy Star hoặc tương đương, cũng là yếu tố giúp giảm chi phí vận hành dài hạn.

Đào tạo và nâng cao ý thức nhân viên

Con người luôn là yếu tố quyết định trong mọi quy trình tối ưu chi phí.
Doanh nghiệp nên truyền thông nội bộ về “văn hóa in ấn có trách nhiệm” – giúp nhân viên hiểu rằng mỗi bản in đều là một khoản chi, và hành động tiết kiệm nhỏ góp phần lớn vào hiệu quả chung.

Đo lường và cải thiện liên tục

Kiểm soát chi phí in ấn không phải là một chiến dịch ngắn hạn mà là quy trình cần được duy trì liên tục.
Doanh nghiệp nên:

• Đặt KPI cho in ấn (ví dụ: giảm 15% lượng giấy in trong 6 tháng).

• Lập báo cáo định kỳ để theo dõi xu hướng chi phí.

• So sánh hiệu quả giữa các giai đoạn để đưa ra giải pháp điều chỉnh phù hợp.

Kết luận – Bắt đầu từ việc đánh giá lại hiện tại

Chi phí in ấn tuy nhỏ nhưng tích lũy lại thành khoản đáng kể. Kiểm soát tốt chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn thể hiện tư duy quản trị hiện đại – tối ưu từ những chi tiết nhỏ để đạt hiệu quả vận hành lớn.

Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Sơn – với kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp in ấn và thiết bị văn phòng chuyên nghiệp, luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá, tối ưu và tự động hóa quy trình in ấn, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

Bắt đầu từ hôm nay, hãy nhìn lại quy trình in ấn trong doanh nghiệp bạn – để mỗi bản in không chỉ là chi phí, mà là một phần trong chiến lược tối ưu vận hành thông minh.