Trong môi trường doanh nghiệp lớn hoặc các bộ phận in ấn có khối lượng công việc cao, hiệu suất của máy photocopy không chỉ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý công việc mà còn tác động trực tiếp đến chi phí vận hành, tuổi thọ linh kiện và sự ổn định xuyên suốt quá trình sử dụng. Mỗi sự cố nhỏ đều có thể làm chậm quy trình, gây gián đoạn hoạt động và khiến năng suất giảm đáng kể.

Vì vậy, tối ưu hóa hiệu suất máy photocopy là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì sự liên tục – ổn định – tiết kiệm.

1. Hiểu rõ năng lực thực của máy – nền tảng của tối ưu hiệu suất

Mỗi dòng máy photocopy đều có:

• Tốc độ in (PPM)

• Chu kỳ tải hàng tháng (Monthly Duty Cycle)

• Dung lượng giấy đầu vào – đầu ra

• Cấu hình xử lý hình ảnh (CPU, RAM)

• Khả năng xử lý màu/đen trắng, scan, lưu trữ

Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi chọn máy không đúng tải, dẫn đến:

• Máy chạy quá công suất

• Nóng nhanh, báo lỗi liên tục

• Hộp từ – trống – cụm sấy giảm tuổi thọ nhanh

Giải pháp:
 Luôn chọn máy có công suất cao hơn 1.5 – 2 lần nhu cầu thực tế để đảm bảo vận hành bền bỉ.

2. Tối ưu hiệu suất bằng vật tư và linh kiện chất lượng cao

Một trong những yếu tố quyết định hiệu suất chính là tính ổn định của mực in, developer, trống và cụm sấy.

Mực chất lượng cao giúp:

• Giảm bụi trong máy

• Giảm kẹt giấy, đen nền

• Giữ trống sạch và ổn định

• Giảm tải lên cụm sấy

Developer và trống chuẩn giúp:

• Duy trì mật độ mực ổn định

• Tăng độ sắc nét của bản in

• Giữ năng suất lâu dài

Starcopier khuyến nghị doanh nghiệp sử dụng:
 Mực Tomoegawa
 Mực Starcopier Premium
 Vật tư chính hãng của Ricoh – Canon – Toshiba

3. Tối ưu luồng xử lý công việc (Workflow Optimization)

Nhiều văn phòng in số lượng lớn nhưng lại không chú ý đến luồng xử lý tài liệu, khiến máy bị “nghẽn” trong giờ cao điểm.

Để tối ưu:

• Phân chia công việc theo khung giờ hoặc theo loại tài liệu

• Tách riêng in màu – in đen trắng

• Thiết lập hàng đợi in (Print Queue) thông minh

• Sử dụng chế độ tiết kiệm khi in hàng loạt tài liệu nội bộ

• Bật chế độ phân trang nhanh (Quick Start)

Kết quả:
 Giảm 10–25% thời gian chờ, tối ưu hiệu suất tổng thể.

4. Bảo trì định kỳ – chìa khóa giúp máy chạy đúng hiệu suất thiết kế

Máy photocopy không thể vận hành tối đa nếu không được bảo trì đúng chuẩn.

Quy trình bảo trì tối ưu gồm:

• Vệ sinh quang học

• Kiểm tra tốc độ sấy

• Vệ sinh hộp từ, cân chỉnh mật độ mực

• Kiểm tra đường giấy và hệ thống kéo giấy

• Kiểm tra độ bền trục từ, cao su, bạc đạn

• Kiểm tra Main – PSU – quạt tản nhiệt

Nếu bảo trì đúng chuẩn, doanh nghiệp có thể:

Tăng 30–40% tuổi thọ máy
Giảm 50% lỗi kỹ thuật đột xuất

5. Môi trường đặt máy ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất

Nhiệt độ, độ ẩm và bụi là ba yếu tố tác động mạnh đến hiệu suất.

• Nhiệt độ cao → làm nóng cụm sấy, gây lỗi nhiệt

• Độ ẩm cao → vón mực, nhăn giấy, kẹt giấy

• Bụi → làm cảm biến chết, bản in mờ, gương quang xuống cấp

• Nguồn điện chập chờn → chết nguồn, hỏng Main

Giải pháp:
 Đặt máy nơi khô ráo, thoáng mát
 Dùng ổn áp chất lượng cao
 Hạn chế để máy sát tường hoặc gần cửa ra vào

6. Sử dụng máy đúng cách – giảm tải, tăng tốc độ, hạn chế lỗi

Nhân viên vận hành là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất.

Một số lưu ý giúp tối ưu hiệu quả:

• Không mở nắp khi máy chưa chạy xong chu trình

• Không kéo giấy mạnh khi bị kẹt

• Không cho giấy cong, ẩm hoặc quá mỏng vào khay

• Không trộn nhiều loại giấy trong một lần in

• Không dùng mực trôi nổi gây tắc hộp từ

• Bật chế độ Pre-Heat khi máy ít sử dụng để giảm hao mòn

7. Khi nào cần nâng cấp máy để tăng hiệu suất?

Nên nâng cấp máy khi:

• Tần suất in vượt quá 70% công suất máy trong thời gian dài

• Máy báo lỗi nhiều hơn bình thường

• Bản in không còn đạt chất lượng tối đa

• Thời gian in/ngày vượt quá 3–4 giờ liên tục

• Chi phí bảo trì tăng cao

Starcopier khuyến nghị doanh nghiệp in nhiều nên sử dụng:
 Ricoh IM 2702 – IM 3000 – IM C3000
 Ricoh MP 5054 – MP 6002 – MP 7503
 Canon IR ADV Dx series

 8. Kết luận

Tối ưu hiệu suất máy photocopy không chỉ là sử dụng máy đúng cách, mà còn bao gồm:

• Chọn đúng dòng máy theo tải lượng công việc

• Dùng vật tư chất lượng cao

• Thiết lập quy trình in ấn thông minh

• Bảo trì định kỳ chuyên nghiệp

• Xây dựng môi trường vận hành phù hợp

Khi được tối ưu đúng chuẩn, máy photocopy có thể:
 Vận hành mạnh mẽ – ổn định – bền bỉ
 Giảm chi phí sửa chữa, tăng tuổi thọ linh kiện
 Đảm bảo tiến độ công việc cho văn phòng in ấn lớn