Trong thị trường máy photocopy hiện nay, người mua thường có xu hướng chọn máy dựa trên giá bán. Điểm chung của đa số khách hàng là: “Máy nào rẻ hơn thì tôi chọn!” Tuy nhiên, với những người đã có kinh nghiệm vận hành văn phòng hoặc từng gặp rắc rối với máy photocopy, họ đều hiểu một sự thật đau đớn:

Chọn máy photocopy theo giá là sai lầm dễ trả giá nhất.

Chi phí đầu tư ban đầu chỉ là phần nổi của tảng băng. Điều khiến bạn “mất tiền thật sự” chính là chi phí vận hành, sửa chữa, linh kiện, mức độ ổn định và thời gian đứng máy.

Để giúp bạn tránh những sai lầm phổ biến, dưới đây là 5 câu hỏi sống còn cần trả lời trước khi đầu tư máy photocopy – dù bạn mua mới, máy nhập khẩu cũ hay thuê máy dài hạn.

1. Bạn cần in bao nhiêu trang/tháng? – Câu hỏi quyết định tuổi thọ máy

Nhu cầu in ấn là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất.
Số lượng bản in/tháng sẽ quyết định:

• Dòng máy phù hợp (A3 hay A4, tốc độ bao nhiêu trang/phút)

• Độ bền cụm sấy, cụm trống

• Tần suất bảo dưỡng

• Mức độ hao vật tư

• Và… chi phí vận hành lâu dài

Ví dụ:

• Dưới 5.000 bản/tháng: Máy phổ thông 20–25 ppm là đủ.

• 5.000–20.000 bản/tháng: Cần máy 30–45 ppm, cấu hình mạnh, bền bỉ.

• Trên 20.000 bản/tháng: Chỉ nên dùng các dòng máy công nghiệp như Ricoh/Mac/Konica tốc độ cao.

Nhiều khách hàng chọn máy rẻ chỉ vì “để dùng tạm”, nhưng sau vài tháng máy không chịu nổi tải → nóng → lỗi → đứng máy → chi phí sửa chữa tăng gấp đôi.

2. Bạn in chủ yếu loại giấy nào? – Đừng để máy bị “bức tử” chỉ vì giấy sai định lượng

Loại giấy bạn sử dụng ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Tuổi thọ lô sấy

• Độ bám mực

• Khả năng kéo giấy

• Tỉ lệ kẹt giấy

Một số dòng máy giá rẻ chỉ phù hợp in giấy định lượng 70–80gsm. Nhưng nếu bạn thường xuyên in:

• Giấy dày 100–150gsm

• Bìa

• Giấy decal

• Giấy kraft

• Giấy màu khó bám nhiệt

Thì bạn bắt buộc phải chọn dòng máy có cụm sấy mạnh, dẫn nhiệt tốt, giảm thiểu ma sát – các dòng “giá rẻ” hầu hết không đáp ứng được.

Lưu ý: In sai loại giấy so với khả năng của máy chính là nguyên nhân khiến lỗi cụm sấy, rách lô ép, cháy thanh nhiệt diễn ra thường xuyên.

3. Bạn ưu tiên độ bền hay chi phí thấp? – Chọn sai sẽ tốn kém hơn về lâu dài

Giữa “máy rẻ” và “máy bền”, bạn cần biết một sự thật:

• Máy rẻ thường kèm theo vật tư rẻ

• Linh kiện dễ hỏng, tuổi thọ thấp

• Tốn chi phí bảo trì liên tục

Ngược lại:

• Máy chất lượng có tuổi thọ cao hơn gấp 2–3 lần

• Chi phí sửa chữa thấp

• Vận hành ổn định, ít đứng máy

Một chiếc máy photocopy ít hỏng vặt sẽ tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất, và quan trọng nhất: không ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.

4. Ai sẽ chịu trách nhiệm bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật? – Yếu tố quyết định sự an tâm

Máy photocopy dù mới hay cũ đều cần bảo trì định kỳ. Vì vậy, đơn vị bán hoặc cho thuê máy phải có:

• Kỹ thuật viên chuyên ngành

• Thời gian hỗ trợ nhanh

• Cam kết bảo hành rõ ràng

• Kho linh kiện thay thế sẵn có

• Chế độ bảo dưỡng phù hợp

Nhiều khách hàng ban đầu chọn nơi bán giá rẻ, nhưng khi máy gặp lỗi thì:

• Không ai hỗ trợ

• Báo giá sửa chữa rất cao

• Không có linh kiện thay thế

• Phải “vứt máy và mua máy mới”

Do đó, đơn vị cung cấp uy tín quan trọng không kém chất lượng của máy.

5. Bạn cần tính năng gì? – Tránh trả tiền cho thứ không dùng hoặc thiếu thứ cần thiết

Trước khi quyết định, bạn phải xác định rõ nhu cầu:

• Có cần scan màu không?

• Có cần in từ điện thoại?

• Có cần in mạng LAN cho nhiều người dùng?

• Có cần khay giấy lớn?

• Có cần bộ nạp bản gốc tự động (ADF)?

• Có cần đảo mặt tự động (Duplex)?

Rất nhiều khách hàng mua máy giá rẻ rồi mới nhận ra rằng:

• Không có scan → phải gắn máy scan ngoài

• Không có duplex → tốn thời gian gấp đôi

• Không có ADF → mất công đưa từng tờ

Khi đó, tổng chi phí đầu tư còn cao hơn cả việc mua máy phù hợp ngay từ đầu.

Lời khuyên cho người lần đầu đầu tư máy photocopy

Để tránh sai lầm “chọn máy theo giá”, hãy áp dụng 3 nguyên tắc vàng:

Nguyên tắc 1: Ưu tiên máy phù hợp – không phải máy rẻ nhất

Máy đúng nhu cầu sẽ bền hơn, tiết kiệm hơn, và ít hỏng hơn.

Nguyên tắc 2: Chọn đơn vị có kỹ thuật mạnh – không chỉ là nơi bán hàng

Một đơn vị bán rẻ nhưng không hỗ trợ kỹ thuật sẽ khiến bạn tốn chi phí sửa chữa không cần thiết.

Nguyên tắc 3: Hãy tính tổng chi phí sở hữu (TCO)

Bao gồm:

• Chi phí máy

• Chi phí vật tư

• Chi phí bảo trì

• Chi phí đứng máy

Khi tính tổng, bạn sẽ thấy máy “giá rẻ” thường trở thành đắt nhất.

Starcopier – Đơn vị tư vấn máy photocopy uy tín cho doanh nghiệp, cửa hàng dịch vụ và văn phòng

Chúng tôi cung cấp:

• Máy photocopy mới & nhập khẩu Nhật Bãi chất lượng cao

• Dịch vụ cho thuê máy photocopy trọn gói

• Kho linh kiện – vật tư sẵn có

• Hỗ trợ kỹ thuật tận nơi nhanh chóng

• Chính sách bảo hành rõ ràng – minh bạch

• Giải pháp tối ưu theo nhu cầu thực tế của mỗi khách hàng

Tư vấn chọn máy dựa trên nhu cầu – tải in – mục đích sử dụng – ngân sách hợp lý, tuyệt đối không tư vấn theo hướng “bán cho xong”.

Kết luận

Đừng bao giờ chọn máy photocopy chỉ vì giá rẻ.
Hãy chọn máy phù hợp, linh kiện chất lượng, và đơn vị cung cấp uy tín.