Trong thời đại số hóa, máy photocopy không chỉ là thiết bị in ấn đơn thuần mà còn là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm chi phí và tối ưu quy trình vận hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách chọn máy photocopy phù hợp, đặc biệt là với văn phòng quy mô vừa và nhỏ – nơi cần sự cân bằng giữa chi phí, chất lượng và tính năng.

Bài viết dưới đây, Starcopier sẽ hướng dẫn bạn cách chọn máy photocopy phù hợp nhất cho nhu cầu văn phòng, cùng những lưu ý quan trọng khi mua hoặc thuê máy.

1. Xác định nhu cầu sử dụng thực tế của văn phòng

Trước khi chọn máy photocopy, bạn cần xác định rõ mục đích sử dụng và tần suất in ấn của doanh nghiệp.

Một số câu hỏi giúp bạn định hình nhu cầu:

• Doanh nghiệp in bao nhiêu trang mỗi tháng (dưới 5.000, 10.000 hay hơn 20.000 bản)?

• Có cần chức năng scan, in mạng LAN/Wi-Fi hay chỉ in và copy cơ bản?

• Sử dụng chủ yếu giấy khổ A4, A3 hay cả hai?

• Có yêu cầu in màu hay chỉ cần in trắng đen?

 Với văn phòng nhỏ (5–20 người), máy photocopy trắng đen công suất vừa phải (20–35 trang/phút) là lựa chọn hợp lý.
 Nếu công ty có nhu cầu in báo cáo, tài liệu trình bày, hãy chọn máy photocopy màu để tăng tính chuyên nghiệp.

2. Cân nhắc giữa mua mới, mua cũ và thuê máy photocopy

Tùy vào ngân sách và tần suất sử dụng, bạn có thể chọn mua mới, mua máy bãi (đã qua sử dụng) hoặc thuê máy photocopy.

Máy photocopy mới:

• Ưu điểm: Hoạt động ổn định, bảo hành dài, ít lỗi.

• Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao.

• Phù hợp với: Doanh nghiệp có ngân sách tốt, nhu cầu in ấn ổn định lâu dài.

Máy photocopy cũ (máy bãi nhập khẩu):

• Ưu điểm: Giá rẻ hơn 40–60% so với máy mới, chất lượng vẫn đảm bảo nếu chọn máy chính hãng.

• Nhược điểm: Cần đơn vị cung cấp uy tín, linh kiện thay thế phải có sẵn.

• Phù hợp với: Văn phòng vừa và nhỏ, nhu cầu in trung bình.

Thuê máy photocopy:

• Ưu điểm: Không cần vốn đầu tư lớn, có bảo trì – thay mực – linh kiện miễn phí.

• Nhược điểm: Không sở hữu máy.

• Phù hợp với: Doanh nghiệp mới thành lập, văn phòng tạm, đơn vị cần linh hoạt chi phí.

Tại Starcopier, chúng tôi cung cấp đầy đủ 3 hình thức: bán mới – bán máy bãi – cho thuê máy photocopy Ricoh, Toshiba, Canon, với linh kiện và mực in chính hãng, bảo hành tận nơi toàn quốc.

3. Lựa chọn thương hiệu máy photocopy uy tín

Hiện nay, có nhiều thương hiệu nổi tiếng trên thị trường, trong đó Ricoh, Toshiba, Canon là ba cái tên được các doanh nghiệp tin dùng nhất.

Máy photocopy Ricoh

• Độ bền cao, dễ sử dụng, ít lỗi.

• Linh kiện thay thế phổ biến, giá hợp lý.

• Dòng máy nổi bật: Ricoh MP 3054, 4054, 5054, IM C3000.

Máy photocopy Toshiba

• In ấn nhanh, chất lượng hình ảnh rõ nét.

• Tiết kiệm điện năng và thân thiện môi trường.

• Dòng máy phổ biến: Toshiba e-Studio 2555C, 356, 507.

Máy photocopy Canon

• Thiết kế nhỏ gọn, phù hợp không gian văn phòng.

• Giao diện dễ dùng, vận hành ổn định.

• Dòng máy gợi ý: Canon IR 2525, IR 3245, IR 4570.

Gợi ý: Nếu văn phòng bạn có khối lượng in vừa phải, nên chọn Ricoh MP 3054 hoặc Toshiba 356 – hai dòng máy bền, dễ thay linh kiện và tiết kiệm chi phí vận hành.

4. Kiểm tra chất lượng linh kiện và nguồn gốc xuất xứ

Khi mua hoặc thuê máy photocopy, hãy kiểm tra kỹ:

• Số bản chụp đã sử dụng (counter) – càng thấp, máy càng mới.

• Tình trạng trống, lô sấy, bánh răng, gạt mực, mô tơ.

• Nguồn gốc máy: Hàng nhập khẩu chính hãng từ Nhật, Mỹ, hoặc châu Âu luôn có độ bền cao hơn hàng trôi nổi.

Starcopier cam kết:
 Máy photocopy chính hãng 100%.
 Linh kiện thay thế sẵn có (Ricoh, Toshiba, Canon).
 Hỗ trợ kỹ thuật – bảo trì tận nơi.

5. Dịch vụ hậu mãi và hỗ trợ kỹ thuật sau mua

Một yếu tố quan trọng khi chọn máy photocopy là chính sách hậu mãi và bảo hành.

• Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có hỗ trợ kỹ thuật nhanh, linh kiện thay thế chính hãng và bảo trì định kỳ miễn phí.

• Việc bảo dưỡng đúng lịch giúp máy hoạt động ổn định, giảm lỗi SC541, SC220 hay kẹt giấy thường gặp.

Tại Starcopier, mọi khách hàng đều được:

• Bảo hành từ 6–12 tháng.

• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

• Miễn phí kiểm tra – bảo dưỡng định kỳ.

• Tư vấn thay thế linh kiện đúng loại, đúng dòng máy.

Kết luận

Việc chọn máy photocopy phù hợp cho văn phòng không chỉ dựa vào giá cả mà còn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, thương hiệu, linh kiện và dịch vụ bảo hành. Một chiếc máy tốt, sử dụng đúng cách và được bảo trì định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng chục triệu đồng mỗi năm.

 Nếu bạn đang tìm máy photocopy Ricoh, Toshiba hoặc Canon chất lượng cao – mới, bãi hoặc cho thuê, hãy liên hệ Starcopier.vn để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá ưu đãi nhất.