Trong vận hành máy photocopy, giấy in và vật liệu in là yếu tố tiếp xúc trực tiếp, liên tục với gần như toàn bộ hệ thống: từ cụm kéo giấy, trống, cụm từ cho đến cụm sấy. Tuy nhiên, đây lại là yếu tố thường bị xem nhẹ nhất. Nhiều đơn vị đầu tư máy tốt, bảo trì định kỳ đầy đủ, nhưng vẫn gặp kẹt giấy liên tục, bản in cong vênh, linh kiện xuống cấp nhanh – nguyên nhân cốt lõi lại đến từ việc chọn sai giấy in.

Theo kinh nghiệm kỹ thuật thực tế của Starcopier – thương hiệu trực thuộc Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Sơn, hơn 60% sự cố kẹt giấy lặp lại và hao mòn linh kiện sớm có liên quan trực tiếp đến chất lượng và đặc tính giấy sử dụng hàng ngày.

1. Vì sao giấy in ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất máy photocopy?

Trong vận hành thực tế, giấy in là vật tư tiêu hao tưởng chừng đơn giản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Tỷ lệ kẹt giấy
• Chất lượng bản in
• Độ bền của trống (drum), lô sấy, lô ép
• Chi phí bảo trì – sửa chữa máy photocopy

Theo thống kê từ đội ngũ kỹ thuật Starcopier, hơn 60% lỗi kẹt giấy và bản in lỗi không xuất phát từ máy, mà đến từ giấy in không phù hợp.

Điều này đặc biệt phổ biến ở:

• Văn phòng sử dụng giấy giá rẻ, không rõ nguồn gốc
• Doanh nghiệp thuê máy photocopy nhưng tự cung cấp giấy
• Cơ sở in ấn sử dụng nhiều loại giấy khác nhau nhưng không điều chỉnh máy tương ứng

2. Nguyên lý vận hành của máy photocopy và vai trò của giấy

Để hiểu vì sao giấy lại quan trọng, cần nhìn lại hành trình của tờ giấy trong máy photocopy:

1. Kéo giấy (Pickup Roller)
2. Tách giấy (Separation Roller / Pad)
3. Dẫn giấy qua cụm tạo ảnh (Drum – Developer – Toner)
4. Ép – sấy mực (Fuser Unit)
5. Thoát giấy – xếp bản in

Mỗi giai đoạn này đều yêu cầu giấy có đặc tính cơ lý phù hợp:

• Độ cứng
• Độ ẩm
• Độ nhám bề mặt
• Độ ổn định kích thước khi gặp nhiệt

Chỉ cần 1 thông số giấy sai, toàn bộ chu trình có thể phát sinh lỗi.

3. Các thông số kỹ thuật quan trọng của giấy photocopy

3.1 Định lượng giấy (GSM)

Khuyến nghị Starcopier:

• Máy photocopy văn phòng: 80–90 gsm
• Máy công nghiệp: kiểm tra thông số hỗ trợ của model

3.2 Độ ẩm của giấy – “kẻ thù thầm lặng”

Giấy có độ ẩm cao sẽ gây:

• Kẹt giấy liên hoàn
• Dính 2–3 tờ cùng lúc
• Cong mép khi qua lô sấy

Độ ẩm tiêu chuẩn: 4,5% – 5,5%

Giấy để trong môi trường:

• Ẩm thấp
• Gần cửa sổ
• Gần máy lạnh thổi trực tiếp

Đều rất dễ gây lỗi máy

3.3 Độ nhám và lớp phủ bề mặt

• Giấy quá trơn → mực khó bám
• Giấy quá nhám → mòn trống, gạt mực

Giấy photocopy đạt chuẩn phải có bề mặt nhẵn vừa phải, không phủ hóa chất lạ.

4. Các loại giấy thường dùng và mức độ tương thích với máy photocopy

4.1 Giấy A4/A3 thông thường

• Phù hợp hầu hết máy photocopy Ricoh, Toshiba, Canon, Konica
• Ít gây hao mòn linh kiện

Cần chọn thương hiệu uy tín

4.2 Giấy tái chế – tiết kiệm nhưng tiềm ẩn rủi ro

Ưu điểm:

• Giá rẻ
• Thân thiện môi trường

Nhược điểm:

• Bụi giấy nhiều → mòn trống
• Không ổn định định lượng
• Dễ kẹt khi in tốc độ cao

Starcopier khuyến cáo không sử dụng lâu dài cho máy thuê hoặc máy công suất lớn.

4.3 Giấy dày – giấy mỹ thuật

• Phải chỉnh:

  • Khay giấy
  • Áp lực lô sấy
  • Nhiệt độ sấy

Nếu không chỉnh → cháy phim sấy, bong mực, kẹt giấy nặng

5. Mối liên hệ giữa giấy in và hệ thống sấy (Fuser)

Hệ thống sấy gồm:

• Lô sấy / phim sấy
• Lô ép
• Thanh nhiệt

Khi giấy không phù hợp:

• Giấy quá ẩm → mực không bám → lem chữ
• Giấy quá dày → nhiệt không đủ → bong mực
• Giấy cong → kẹt tại lô sấy (kẹt khó xử lý nhất)

Chi phí thay phim sấy/lô sấy thường cao, vì vậy chọn giấy đúng = tiết kiệm chi phí lớn.

6. Những lỗi kẹt giấy phổ biến do chọn sai giấy

Kẹt giấy đầu vào

Nguyên nhân:

• Giấy mỏng, ẩm
• Giấy dính nhau

Kẹt giữa máy

Nguyên nhân:

• Giấy cong
• Giấy không đạt độ cứng

Kẹt tại bộ sấy

Nguyên nhân:

• Giấy dày nhưng không chỉnh máy
• Giấy phủ hóa chất

Đây là lỗi dễ làm hỏng phim sấy và lô ép.

7. Cách bảo quản giấy đúng chuẩn cho văn phòng

Nên làm

• Để giấy trong bao bì kín
• Đặt giấy trong phòng khô, thoáng
• Xé bao giấy trước khi dùng 15–30 phút

Không nên

• Đặt giấy sát sàn
• Để giấy cạnh cửa sổ
• Trộn nhiều loại giấy trong cùng 1 khay

8. Kinh nghiệm thực tế từ Starcopier – Phú Sơn

Từ gần 20 năm kinh nghiệm cung cấp và cho thuê máy photocopy, Starcopier nhận thấy:

“Khách hàng sử dụng giấy đạt chuẩn giúp giảm 30–40% sự cố kỹ thuật, kéo dài tuổi thọ trống và sấy từ 20–25%.”

Đặc biệt với dịch vụ thuê máy photocopy, Starcopier:

• Tư vấn loại giấy phù hợp từng model
• Hướng dẫn khách hàng bảo quản giấy đúng cách
• Điều chỉnh máy theo vật liệu in thực tế

9. Khuyến nghị chọn giấy theo từng nhu cầu sử dụng

10. Kết luận

Chọn đúng giấy và vật liệu in không chỉ giúp bản in đẹp hơn, mà còn là yếu tố quyết định:

• Độ bền máy
• Chi phí vận hành
• Tính ổn định lâu dài của hệ thống photocopy

Với vai trò là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực máy photocopy, linh kiện và dịch vụ cho thuê,
Starcopier – Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Sơn cam kết:

• Tư vấn đúng kỹ thuật
• Giải pháp tối ưu chi phí
• Đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp