Trong quá trình sử dụng máy photocopy, hiện tượng bản in bị lệch khung, lệch lề là lỗi không hiếm gặp. Tài liệu có thể bị lệch sang trái, phải, trên hoặc dưới; khung viền không đều; nội dung không nằm đúng vị trí trung tâm trang.

Thực tế, để xử lý triệt để, cần phân biệt rõ bản chất lỗi. Dựa trên kinh nghiệm bảo trì và xử lý thực tế, Starcopier – Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Sơn sẽ phân tích chi tiết từng khả năng để bạn nhận diện chính xác.

1. Lệch khung, lệch lề là gì?

Hiện tượng này thường biểu hiện dưới các dạng:

• Nội dung bị dồn về một phía
• Mép trên rộng – mép dưới hẹp
• Hai cạnh trái – phải không cân xứng
• Khi copy thì lệch, nhưng in từ máy tính lại bình thường (hoặc ngược lại)

Điểm quan trọng cần lưu ý:
Lệch khung có thể xuất phát từ cả nguyên nhân cơ học lẫn phần mềm.

2. Nguyên nhân cơ học gây lệch khung, lệch lề

2.1 Lệch do hệ thống kéo giấy (Paper Feed System)

Hệ thống kéo giấy gồm:

• Trục kéo
• Bánh cao su
• Cảm biến giấy
• Cụm chỉnh giấy đầu vào

Khi một trong các bộ phận này:

• Mòn không đều
• Bám bụi
• Lệch trục
• Cao su trượt

Giấy sẽ:

• a

Đây là nguyên nhân cơ học phổ biến nhất.

Theo đánh giá kỹ thuật từ Starcopier – Phú Sơn, hơn 50% lỗi lệch khung ở máy đã sử dụng lâu năm liên quan đến hệ thống kéo giấy.

2.2 Lệch do cụm scan (đối với copy)

Nếu lỗi xảy ra khi copy nhưng không xảy ra khi in từ máy tính, rất có thể nguyên nhân nằm ở:

• Gương phản xạ
• Thanh trượt scan
• Motor kéo cụm quét

Khi cụm scan:

• Lệch vị trí chuẩn
• Di chuyển không đồng đều
• Cảm biến vị trí sai lệch

Hình ảnh quét sẽ bị dịch chuyển, gây lệch toàn bộ nội dung.

2.3 Lệch do cụm drum hoặc truyền động

Trong một số trường hợp hiếm hơn:

• Drum lắp không chuẩn
• Cụm truyền động lệch
• Bánh răng mòn không đều

cũng có thể gây dịch chuyển hình ảnh khi in.

Tuy nhiên, nguyên nhân này thường đi kèm các lỗi khác như:

• Tiếng kêu bất thường
• Rung máy
• In mờ hoặc có vệt

3. Nguyên nhân phần mềm gây lệch lề

Không phải mọi lỗi lệch đều do phần cứng. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân lại đến từ:

• Driver máy in
• Cài đặt khổ giấy
• Chế độ in (Fit to page, Scale)
• Cài đặt căn lề trong phần mềm

3.1 Sai khổ giấy giữa máy và file in

Ví dụ:

• File thiết kế A4
• Máy cài khổ Letter

Khi đó máy sẽ:

• Tự co giãn nội dung
• Dịch chuyển bố cục
• Gây lệch lề

Đây là lỗi rất phổ biến trong môi trường văn phòng.

3.2 Cài đặt Scale (phóng to – thu nhỏ)

Nếu bật:

• Zoom 95%
• Fit to printable area
• Borderless sai chế độ

Nội dung có thể:

• Co lại
• Dịch chuyển khỏi trung tâm
• Mất cân đối

3.3 Lỗi driver hoặc firmware

Driver cũ, không tương thích có thể:

• Xử lý sai vùng in
• Dịch hình ảnh trước khi truyền đến máy

Theo kinh nghiệm xử lý của Starcopier – Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Sơn, nhiều khách hàng thay linh kiện không cần thiết trong khi chỉ cần cập nhật driver.

4. Cách phân biệt lỗi cơ học và lỗi phần mềm

Bước 1: So sánh copy và in từ máy tính

• Nếu cả hai đều lệch → nghi ngờ cơ học
• Nếu chỉ in bị lệch → kiểm tra phần mềm
• Nếu chỉ copy bị lệch → kiểm tra cụm scan

Bước 2: In test page nội bộ của máy

Nếu test page:

• Chuẩn → lỗi phần mềm
• Vẫn lệch → lỗi cơ học

Bước 3: Kiểm tra đường giấy

Nếu giấy:

• Vào không thẳng
• Mép giấy bị kéo lệch

→ 90% là lỗi cơ khí kéo giấy.

5. Vì sao không nên chủ quan với lỗi lệch khung?

Lỗi lệch khung tưởng như nhỏ, nhưng nếu do cơ khí kéo giấy:

• Có thể dẫn đến kẹt giấy liên tục
• Mòn bánh cao su nhanh
• Gây lệch nhiều hơn theo thời gian

Nếu do phần mềm:

• Có thể ảnh hưởng hàng loạt tài liệu
• Gây sai sót trong hợp đồng, chứng từ

Starcopier – Phú Sơn luôn khuyến nghị xử lý dứt điểm thay vì chấp nhận “in tạm”.

6. Giải pháp xử lý đúng kỹ thuật

Nếu do phần mềm:

• Kiểm tra khổ giấy đồng bộ
• Tắt chế độ scale tự động
• Cập nhật driver
• Reset cấu hình in

Nếu do cơ học:

• Vệ sinh và cân chỉnh cụm kéo giấy
• Thay bánh cao su mòn
• Căn chỉnh cụm scan
• Kiểm tra lại vị trí lắp drum

Tại Starcopier – Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Sơn, quy trình xử lý luôn bắt đầu bằng chẩn đoán nguyên nhân gốc, tránh sửa chữa theo cảm tính.

7. Phòng ngừa lỗi lệch khung lâu dài

• Bảo trì định kỳ hệ thống kéo giấy
• Vệ sinh cụm scan
• Sử dụng giấy đạt chuẩn
• Đồng bộ cài đặt máy và máy tính
• Kiểm tra driver định kỳ

Theo kinh nghiệm thực tế của Starcopier – Phú Sơn, bảo trì đúng chu kỳ có thể giảm đến 60% nguy cơ lệch khung do cơ học.

Kết luận

Bản in bị lệch khung, lệch lề có thể xuất phát từ nguyên nhân cơ học hoặc phần mềm. Việc xác định đúng nguyên nhân là yếu tố quyết định đến hiệu quả xử lý và chi phí sửa chữa.

Chủ động kiểm tra – phân tích chính xác – xử lý đúng kỹ thuật sẽ giúp máy vận hành ổn định, tài liệu luôn đạt chuẩn.

Starcopier – Công ty Cổ phần Tập đoàn Phú Sơn luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chẩn đoán, bảo trì và tối ưu hệ thống máy photocopy một cách chuyên nghiệp – bền vững – tiết kiệm chi phí lâu dài.