Trong quá trình vận hành máy photocopy, nhiều lỗi nhỏ xảy ra khiến máy ngừng hoạt động hoặc cho ra bản in kém chất lượng. Điều đáng nói là rất nhiều lỗi hoàn toàn có thể được người dùng tự kiểm tra và khắc phục ngay lập tức, không cần chờ đến kỹ thuật viên. Việc hiểu và nhận biết các lỗi cơ bản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian – giảm chi phí – đảm bảo tiến độ công việc, mà còn hạn chế tối đa việc làm gián đoạn máy móc không cần thiết.

Với kinh nghiệm gần 20 năm cung cấp mực in, linh kiện và dịch vụ kỹ thuật chuyên nghiệp, Starcopier – Công Ty CP Tập Đoàn Phú Sơn tổng hợp bộ hướng dẫn chi tiết giúp khách hàng tự kiểm tra nhanh trước khi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật.

1. Kiểm tra lỗi kẹt giấy – lỗi phổ biến nhất và dễ xử lý nhất

Kẹt giấy thường chiếm hơn 50% sự cố mà người dùng gặp phải hằng ngày. Hầu hết trường hợp đều có thể tự xử lý nếu người dùng thực hiện đúng cách.

1.1. Nguyên nhân kẹt giấy phổ biến

• Giấy bị ẩm, cong hoặc bám tĩnh điện.
• Giấy xếp lệch khay, không đúng chuẩn.
• Bộ kéo giấy (feed roller) bẩn hoặc mòn.
• Có giấy vụn nhỏ còn sót bên trong đường giấy.
• Cụm sấy nhiệt chưa đạt nhiệt độ đủ.

1.2. Cách kiểm tra nhanh trước khi gọi kỹ thuật

• Mở tất cả nắp bên của máy và hộp giấy, kiểm tra đường giấy từ khay – cụm kéo giấy – cụm sấy – cửa ra giấy.
• Rút nhẹ giấy theo đúng chiều di chuyển để tránh rách.
• Lấy hết giấy vụn nhỏ trong máy, đặc biệt ở cụm sấy & lối ra giấy.
• Lắc lại ram giấy, xếp lại cho ngay ngắn.
• Thay thế giấy mới nếu giấy đang ẩm hoặc cong góc.

Lưu ý: Không dùng vật nhọn để lôi giấy vì có thể làm rách lụa sấy hoặc cong sensor.

2. Kiểm tra bản in mờ – đen – sọc – loang trước khi nhờ kỹ thuật

Phần lớn vấn đề về chất lượng bản in liên quan đến mực – trống – bộ từ – lô sấy, nhưng có rất nhiều lỗi người dùng tự nhận biết dễ dàng mà không cần mở máy.

2.1. Bản in mờ hoặc nhạt đều

• Kiểm tra mực còn hay không (đối với mực túi hoặc cartridge).
• Lắc nhẹ hộp mực để phân bổ đều.
• Chắc chắn máy đã đặt đúng loại giấy (thay đổi trong setting).

2.2. Bản in có sọc đen hoặc chấm đen lặp lại

• Nếu chấm đen lặp lại có khoảng cách đều → thường do trống (drum).
• Nếu sọc dọc đậm → có thể do gạt trống (blade) bị bẩn hoặc mực kém chất lượng.
• Vệ sinh đơn giản: in 5–10 tờ trắng để loại bỏ bụi trên trục.

2.3. Bản in bị nhòe, lem mực ở cuối trang

• Kiểm tra độ ẩm giấy.
• Kiểm tra xem máy có báo nhiệt độ cụm sấy chưa.

3. Kiểm tra lỗi “không nhận giấy – báo hết giấy dù giấy còn”

Một tình trạng gây phiền toái cho nhiều doanh nghiệp.

3.1. Các nguyên nhân dễ kiểm tra nhất

• Giấy đặt vượt quá mức MAX trong khay.
• Sensor báo giấy bị bụi che, khiến máy “tưởng rằng không có giấy”.
• Bộ nâng giấy (lift motor) đang lệch, không nâng đúng độ cao.

3.2. Cách kiểm tra nhanh

• Lấy toàn bộ giấy trong khay ra → xếp lại → bỏ vào ½ ram để máy dễ kéo.
• Lau sạch bụi ở vùng sensor khay (không dùng hóa chất).
• Kiểm tra khay giấy có bị kẹt vật lạ, kẹt ghim, kẹp giấy…

Nếu sau khi kiểm tra vẫn báo lỗi → mới cần liên hệ kỹ thuật Starcopier.

4. Máy không khởi động – máy bật không lên nguồn

Đối với lỗi này, 80% nguyên nhân không thuộc về máy mà thuộc về nguồn điện.

4.1. Người dùng có thể tự kiểm tra

• Kiểm tra ổ điện có hoạt động hay không (thử cắm thiết bị khác).
• Kiểm tra dây nguồn máy đã cắm chặt chưa.
• Kiểm tra công tắc sau lưng máy (nhiều khách hàng quên bật).
• Kiểm tra ổn áp/UPS có trong tình trạng quá tải hay báo lỗi không.

4.2. Dấu hiệu cần kỹ thuật ngay

• Mùi khét, tiếng nổ nhỏ khi bật nguồn.
• Máy chập chờn lúc lên lúc không.
• Có mã lỗi liên quan PSU, SC lỗi nguồn.

Starcopier khuyến cáo khách hàng không tự mở máy để kiểm tra bo nguồn, tránh sự cố nguy hiểm.

5. Máy báo lỗi SC – cách nhận biết và sơ cứu trước khi báo kỹ thuật

Lỗi SC (Service Code) là lỗi chuyên sâu, nhưng vẫn có thể kiểm tra nhanh vài bước cơ bản.

5.1. Các nhóm SC thông dụng

• SC 5xx → lỗi nhiệt, lỗi sấy
• SC 3xx → lỗi cảm biến, đường giấy
• SC 4xx → lỗi laser/quang học
• SC 9xx → lỗi phần mềm/firmware

5.2. Cách xử lý cơ bản để máy hoạt động tạm thời

• Tắt máy đúng quy trình → đợi 30 giây → bật lại.
• Kiểm tra giấy bị kẹt, giấy vụn.
• Kiểm tra môi trường xung quanh: nhiệt cao, độ ẩm cao cũng gây SC.

Nếu lỗi SC xuất hiện lại ngay lập tức, đó là lỗi kỹ thuật cần xử lý chuyên sâu.

6. Máy in bị lệch – bị nghiêng – không đúng bố cục

Một trong những lỗi người dùng hoàn toàn tự khắc phục được.

6.1. Nguyên nhân thường gặp

• Giấy không đúng khổ hoặc đặt lệch trong khay.
• Hết trống căn chỉnh (registration).
• Cụm kéo giấy bị dính bụi gây lệch hướng.

6.2. Cách xử lý nhanh

• Canh lại thanh gạt khay giấy cho đúng kích thước.
• Kiểm tra paper setting trong menu máy.
• In lại trang test sau khi hiệu chỉnh.

7. Khi nào khách hàng nên gọi kỹ thuật Starcopier ngay lập tức?

Khách hàng chỉ nên gọi kỹ thuật khi:

• Đã kiểm tra theo các bước trên nhưng lỗi vẫn còn.
• Máy báo lỗi SC liên tục và không thể reset.
• Có dấu hiệu bất thường: mùi khét, tiếng lạch cạch, tiếng rít lớn.
• Bản in bị lem, mờ hoặc sọc nặng dù vừa thay mực/trống.
• Máy ngừng hoạt động hoàn toàn.

Starcopier – Phú Sơn cam kết có đội kỹ thuật được đào tạo chuyên sâu, hỗ trợ nhanh tại doanh nghiệp, kho linh kiện lớn, đảm bảo xử lý dứt điểm lỗi mà không làm gián đoạn công việc.

8. Vì sao Starcopier luôn khuyến khích khách hàng tự kiểm tra lỗi cơ bản?

• Giúp tiết kiệm thời gian chờ kỹ thuật.
• Nhiều lỗi nhỏ tự xử lý chỉ mất 1–2 phút.
• Tránh gián đoạn công việc giờ cao điểm.
• Tăng tuổi thọ linh kiện khi người dùng xử lý đúng cách.
• Hạn chế nguy cơ làm máy hư nặng hơn vì xử lý sai.

Đây cũng là lý do Starcopier – thuộc Công Ty CP Tập Đoàn Phú Sơn luôn cung cấp các tài liệu hướng dẫn chi tiết, giúp khách hàng chủ động hơn trong việc vận hành máy photocopy.

KẾT LUẬN

Việc nhận biết sớm các lỗi cơ bản và tự kiểm tra trước khi gọi kỹ thuật không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí bảo dưỡng. Khách hàng chỉ cần nắm vững các bước kiểm tra đơn giản như:

• Kiểm tra đường giấy
• Kiểm tra nguồn điện
• Kiểm tra hộp mực
• Kiểm tra cài đặt giấy
• Kiểm tra lỗi SC cơ bản

Sự chủ động này giúp máy hoạt động ổn định, hạn chế gián đoạn công việc và tránh các hỏng hóc thứ cấp nghiêm trọng hơn.

Nếu bạn cần kiểm tra chuyên sâu – bảo trì định kỳ – thay linh kiện chính hãng, Starcopier luôn là lựa chọn đáng tin cậy với đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, dịch vụ tận tâm và linh kiện chính hãng cho mọi dòng máy photocopy.