Trong môi trường làm việc hiện đại, máy photocopy là thiết bị không thể thiếu trong mọi văn phòng, doanh nghiệp hay cơ quan hành chính. Tuy nhiên, sau thời gian sử dụng, thiết bị này thường phát sinh nhiều sự cố khiến công việc bị gián đoạn.

Việc hiểu rõ những lỗi máy photocopy thường gặp và biết cách khắc phục nhanh tại chỗ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế chi phí bảo trì và đảm bảo công việc luôn suôn sẻ.

Dưới đây là tổng hợp 5 lỗi phổ biến nhất trên máy photocopy, kèm hướng dẫn xử lý chi tiết mà ai cũng có thể thực hiện.

1.Máy Photocopy Không Khởi Động Được

Dấu hiệu:

• Nhấn nút nguồn nhưng máy không sáng đèn, không phát âm thanh.

Nguyên nhân:

• Dây nguồn lỏng hoặc ổ cắm điện không hoạt động.

• Cầu chì hoặc công tắc nguồn bị hỏng.

• Bo mạch nguồn gặp sự cố.

• Một số dòng máy bị tắt công tắc phụ ở mặt bên.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra dây nguồn, ổ cắm, công tắc.

• Thử cắm sang ổ điện khác.

• Đảm bảo công tắc phụ (nếu có) được bật.

• Nếu vẫn không hoạt động, liên hệ kỹ thuật viên photocopy chuyên nghiệp để kiểm tra bo mạch.

Lưu ý: Không tự ý tháo vỏ máy vì có thể gây chập điện hoặc hư linh kiện.

2.Bản In Bị Mờ, Không Đều Hoặc Nhòe Mực

Nguyên nhân:

• Hết mực hoặc mực phân bố không đều.

• Drum (trống) bị mòn, gạt mực bẩn.

• Sử dụng mực kém chất lượng, không tương thích với máy.

Cách xử lý:

• Lắc nhẹ hộp mực để mực đều hơn.

• Thay hộp mực hoặc trống mới nếu đã dùng quá lâu.

• Sử dụng mực chính hãng để đảm bảo chất lượng in ổn định.

Mẹo nhỏ: Sau khoảng 5.000 – 10.000 bản in, hãy kiểm tra lại chất lượng để sớm phát hiện dấu hiệu mờ hoặc sọc.

3.Kẹt Giấy Liên Tục – Lỗi Kinh Điển Trong Văn Phòng

Nguyên nhân:

• Giấy bị ẩm, cong hoặc sai định lượng.

• Bụi giấy bám trong khay hoặc trục cuốn.

• Nạp quá nhiều giấy vào khay chứa.

Cách xử lý:

• Tắt máy, mở nắp và lấy giấy kẹt ra theo hướng mũi tên hướng dẫn.

• Không kéo giấy ngược chiều để tránh rách hoặc hư trục cuốn.

• Vệ sinh khay nạp và trục cuốn định kỳ.

• Dùng giấy tiêu chuẩn 70–80gsm, giữ giấy luôn khô ráo.

Mẹo: Nạp giấy vừa phải (khoảng ¾ khay) giúp máy cuốn giấy ổn định hơn.

4.Bản Sao Bị Đen, Có Vệt Sọc Hoặc Đốm Mực

Nguyên nhân:

• Kính máy bị bẩn, dính mực hoặc dấu tay.

• Drum hoặc gạt mực bị lỗi.

• Mực tràn hoặc dư thừa bên trong cụm in.

Cách khắc phục:

• Dùng khăn mềm, khô lau nhẹ mặt kính bằng dung dịch vệ sinh chuyên dụng.

• Làm sạch trống, gạt mực và bộ phận mực thải.

• Thay drum hoặc gạt mực mới nếu lỗi tái diễn.

Gợi ý: Vệ sinh máy photocopy định kỳ mỗi 2–3 tháng để bản in luôn sắc nét và tránh lỗi đen vệt dài.

5.Máy Báo Lỗi “Paper Jam” Dù Không Kẹt Giấy

Nguyên nhân:

• Cảm biến giấy (sensor) bị bẩn hoặc lỗi.

• Có mảnh vụn giấy nhỏ sót lại.

• Hệ thống điều khiển bị treo.

Cách xử lý:

• Tắt máy, mở nắp kiểm tra cảm biến và khu vực khay giấy.

• Dùng khăn khô hoặc cọ mềm lau sạch bụi bẩn.

• Khởi động lại máy để hệ thống reset.

• Nếu lỗi lặp lại, có thể cảm biến đã hỏng và cần thay mới.

Giữ Cho Máy Photocopy Hoạt Động Bền Bỉ

Những lỗi nhỏ nếu được xử lý kịp thời sẽ giúp máy photocopy hoạt động ổn định và kéo dài tuổi thọ.
Để tránh sự cố lặp lại, bạn nên:

• Bảo dưỡng định kỳ 3–6 tháng/lần.

• Sử dụng vật tư, mực chính hãng.

• Đào tạo nhân viên thao tác đúng quy trình.

Một chiếc máy được bảo trì thường xuyên không chỉ in sắc nét mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và duy trì hiệu suất làm việc cao.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Tại sao máy photocopy bị mờ khi in?
Máy bị mờ thường do hết mực, mực không đều, hoặc trống (drum) bị mòn. Cách khắc phục là lắc đều hộp mực hoặc thay mới mực/drum.

2. Vì sao máy photocopy hay bị kẹt giấy?
Nguyên nhân thường do giấy ẩm, cong, hoặc không đúng định lượng. Hãy sử dụng giấy tiêu chuẩn 70–80gsm và vệ sinh trục cuốn thường xuyên.

3. Làm sao để xử lý máy photocopy báo lỗi “Paper Jam” dù không có giấy kẹt?
Hãy tắt máy, kiểm tra và làm sạch cảm biến giấy. Nếu vẫn lỗi, có thể cảm biến bị hỏng và cần thay mới.

4. Bao lâu nên bảo dưỡng máy photocopy một lần?
Tốt nhất nên bảo dưỡng định kỳ 3–6 tháng/lần để đảm bảo máy hoạt động ổn định, giảm lỗi kỹ thuật và tiết kiệm chi phí sửa chữa.

5. Có nên tự sửa máy photocopy tại văn phòng không?
Chỉ nên xử lý các lỗi đơn giản như kẹt giấy, hết mực. Với lỗi liên quan đến điện hoặc bo mạch, hãy liên hệ kỹ thuật viên chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn.