Trong hoạt động văn phòng, máy photocopy là một trong những thiết bị quan trọng nhất. Nó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý tài liệu mà còn góp phần duy trì năng suất làm việc của cả bộ phận. Tuy nhiên, sau một thời gian dài sử dụng, việc máy bắt đầu xuất hiện các dấu hiệu bất thường là điều khó tránh khỏi.

Nhiều người thường có thói quen “chờ đến khi máy hỏng hẳn mới gọi kỹ thuật”, nhưng thực tế, việc nhận biết sớm các dấu hiệu xuống cấp của linh kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí bảo trì, tránh gián đoạn công việc và kéo dài tuổi thọ máy.

Dưới đây là 5 dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy máy photocopy của bạn đang cần được thay linh kiện ngay – đừng bỏ qua nếu muốn thiết bị của bạn luôn hoạt động ổn định và bền bỉ.

1. Bản in bị mờ, lem mực hoặc xuất hiện các vệt đen

Một trong những dấu hiệu dễ nhận thấy nhất là chất lượng bản in giảm rõ rệt. Bạn có thể nhận thấy bản photo không còn sắc nét, chữ bị nhòe, mực lem ra mép giấy hoặc xuất hiện những vệt đen song song dọc trang.

Nguyên nhân phổ biến bao gồm:

• Trống (Drum) bị mòn hoặc trầy xước – đây là linh kiện chịu trách nhiệm chính trong việc truyền hình ảnh từ tia laser lên giấy.

• Gạt mực (Cleaning Blade) bị cứng hoặc không còn đàn hồi tốt, khiến mực thừa không được gạt sạch.

• Bộ phận sấy (Fuser) bị lỗi, không đủ nhiệt độ để “nhiệt hóa” mực bám chắc lên giấy.

Việc cố gắng sử dụng tiếp trong tình trạng này có thể khiến mực tràn vào các bộ phận khác, gây tắc nghẽn và làm hỏng các linh kiện liên quan. Khi gặp hiện tượng này, bạn nên ngừng sử dụng máy tạm thời và gọi kỹ thuật viên kiểm tra ngay.

2. Máy phát ra tiếng kêu lạ khi hoạt động

Nếu trước đây máy photocopy vận hành êm ái, nhưng nay lại xuất hiện tiếng kêu “rè rè”, “cạch cạch” hoặc “két két” khi chạy, đây chắc chắn là dấu hiệu bất thường.

Những âm thanh này thường đến từ:

• Bánh răng (Gear) bị mòn hoặc vỡ răng.

• Trục quay (Roller Shaft) bị lệch hoặc khô dầu.

• Cụm sấy hoặc mô-tơ gặp vấn đề về ma sát hoặc mạch điện.

Đây là những lỗi cơ khí tiềm ẩn, nếu không xử lý sớm có thể dẫn đến hỏng toàn bộ cụm cơ hoặc cháy mô-tơ, khiến chi phí sửa chữa tăng gấp nhiều lần so với việc thay linh kiện nhỏ ban đầu.

Lời khuyên: Khi nghe thấy tiếng lạ, hãy tắt máy, không cố sử dụng tiếp, và liên hệ kỹ thuật viên để kiểm tra nguyên nhân cụ thể.

3. Giấy thường xuyên bị kẹt – đặc biệt ở cùng một vị trí

Tình trạng kẹt giấy là điều mà hầu hết nhân viên văn phòng đều từng gặp phải. Tuy nhiên, nếu máy photocopy liên tục bị kẹt ở cùng một vị trí, ngay cả khi bạn đã thay giấy hoặc vệ sinh khay nạp, thì khả năng cao là một số linh kiện đã bị hỏng hoặc chai cứng.

Những bộ phận cần chú ý bao gồm:

• Con lăn kéo giấy (Feed Roller) – sau một thời gian, lớp cao su của con lăn bị mòn, khiến khả năng bám giấy giảm đi.

• Sensor cảm biến giấy – có thể bị bám bụi hoặc hỏng, khiến máy hiểu sai trạng thái giấy.

• Cụm sấy (Fuser Unit) – nếu bị lệch hoặc hư, giấy sẽ bị kẹt trong lúc ra khỏi máy.

Việc cố gắng “gỡ giấy thủ công” quá nhiều lần còn có thể làm rách hoặc cong giấy trong khay, khiến máy kẹt nặng hơn. Giải pháp tốt nhất là thay con lăn mới định kỳ (sau khoảng 50.000 – 100.000 bản in) để đảm bảo hoạt động ổn định.

4. Máy hoạt động chậm, khởi động lâu hơn bình thường

Một chiếc máy photocopy khỏe mạnh thường chỉ mất vài giây để khởi động và in bản đầu tiên. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy máy khởi động chậm, xử lý lệnh in lâu, hoặc đôi khi bị “đứng máy”, rất có thể hệ thống bên trong đang gặp vấn đề.

Nguyên nhân có thể đến từ:

• Bộ xử lý trung tâm (Main Board) bị lỗi phần mềm hoặc phần cứng.

• Ổ cứng hoặc bộ nhớ (HDD/Memory) quá tải do lưu trữ nhiều dữ liệu cũ.

• Motor chính hoặc bộ nguồn (Power Supply) hoạt động yếu, không cung cấp đủ điện áp cho máy.

Những dấu hiệu này thường không thể khắc phục đơn giản bằng việc “khởi động lại máy”. Bạn nên nhờ kỹ thuật viên chuyên nghiệp kiểm tra, vệ sinh hệ thống và thay thế linh kiện yếu để tránh tình trạng gián đoạn công việc khi đang cần in gấp.

5. Máy thường xuyên báo lỗi hoặc hiển thị mã cảnh báo

Các mã lỗi trên màn hình máy photocopy không chỉ mang tính “thông báo”, mà là tín hiệu cảnh báo trực tiếp từ hệ thống. Nếu bạn thấy máy liên tục báo lỗi dù đã reset hoặc thay mực, thì chắc chắn một linh kiện nào đó đang gặp sự cố.

Một số mã lỗi phổ biến như:

• SC542 / Error Code 542: Lỗi nhiệt độ cụm sấy, cần kiểm tra ngay để tránh cháy máy.

• SC320 / 326: Lỗi cảm biến laser hoặc mô-tơ quét.

• JAM Error: Báo kẹt giấy liên tục dù bên trong không có giấy.

Khi gặp những lỗi này, không nên tự ý tháo máy hoặc reset bằng phần mềm – điều này có thể làm lỗi lan rộng. Cách tốt nhất là liên hệ trung tâm bảo trì hoặc đơn vị cung cấp linh kiện chính hãng để được hỗ trợ đúng kỹ thuật.

Vì sao cần thay linh kiện đúng thời điểm?

Thay linh kiện đúng lúc giúp:

• Duy trì chất lượng bản in ổn định.

• Giảm rủi ro hỏng hóc dây chuyền, tiết kiệm chi phí sửa chữa.

• Kéo dài tuổi thọ toàn bộ hệ thống máy.

• Tối ưu hiệu suất công việc – đặc biệt trong môi trường văn phòng cần in ấn thường xuyên.

Ngược lại, nếu cố sử dụng linh kiện đã mòn, bạn không chỉ mất thời gian chờ sửa chữa mà còn có nguy cơ hỏng các bộ phận khác đắt tiền hơn như cụm sấy hoặc main board.

Kết luận: Đừng để máy photocopy “than phiền” quá muộn

Máy photocopy, giống như con người, cũng cần được “chăm sóc định kỳ” để duy trì sức khỏe tốt nhất. Việc nhận biết sớm 5 dấu hiệu trên và chủ động thay linh kiện khi cần thiết sẽ giúp bạn tránh được nhiều rắc rối không đáng có, đảm bảo công việc văn phòng luôn trôi chảy.

Nếu bạn đang tìm đơn vị cung cấp linh kiện photocopy chính hãng, hoặc cần dịch vụ kiểm tra – bảo trì chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Công ty cổ phần tập đoàn Phú Sơn
Chúng tôi cam kết mang đến linh kiện chính hãng, bảo hành rõ ràng, và đội ngũ kỹ thuật nhiều năm kinh nghiệm, giúp máy photocopy của bạn luôn vận hành êm ái và bền bỉ theo thời gian.